～無視されるメール、もうやめたい。AIでどうにかできる？～
- メールを送っても返信がない...
- 相手に「読みましたか？」と確認したくなる...
- せっかく丁寧に書いたのに、なぜか伝わらない...
ビジネスメールの悩みは尽きません。
「詳しく書けば書くほど、読まれなくなる」という矛盾。
今回は、そんな「無視されるメール」の悩みを解消するアプリAI「メールリライト君」と、「読まれるメール」のポイントについてご紹介します。
～ChatGPT教室でのひとコマ～
「メールを書くのが苦手で…」
ChatGPT教室の終了後、Sさんが少し恥ずかしそうに話しかけてきました。Sさんはソロプレナー（※）として会社を経営していて、最近AIの活用に興味を持ち始めた方です。
「どんなところが苦手だと感じていますか？」
「書いた文章がいつも長くなりがちで…相手に『読んでいただいてますか？』と確認したくなるほどです（笑）。AIでなんとかできないものでしょうか」
「なるほど。きっとそれ、多くの方が抱える悩みなんでしょうねえ。ビジネスメールって難しいですよね」
「はい…複数の人にメールを送ると、半分も返信がないこともあります。私の文章がまずいのかなって」
「メールの悩みは世界的な現象みたいです。ある調査によると、ビジネスパーソンの約7割が『ビジネスメールは長すぎるから短くしてほしい』と思っているそうですよ」
「ああ、やっぱり」
「はい。上司からのメールを『きちんと読んでいる』と答えた人は、わずか半数程度。残りは無視するか流し読みをしているんだとか」
Sさんは少し考え込み、小さなため息をつきました。
「確かに、私自身も長いメールが来たら後回しにしがちですね。でもメールを書くとき、つい『正確に書こう』『間違いを指摘されないようにしよう』『相手からの質問に先回りして答えておこう』と考えてしまうと、いきおい長くならざるをえません」
「ね。皮肉なことに、そうやって丁寧に書いたメールほど読まれなくなる。『無視してくれ』と言わんばかりのメールになってしまう」
「かといって、短すぎると失礼にならないかという不安もありますしね」
「そこですね。『短く・わかりやすく』と『丁寧・礼儀正しく』のバランスがね。これについても面白い研究があるんです。ある調査によると、海外の調査なんですが、ビジネスパーソンに押し寄せるメールの数は20年前は1日50通、5年前には126通に増加。今はさらに増えているそうです」
「そりゃ読む時間がないはずです…」
「えっと、読まれるメールのポイントというのがあってですね…。（スマホを開いて）あ、。これこれ。見えます？」
- 短く、単刀直入で、緊迫感のある件名
- 最初の出だしは、『情報を伝える』か、または『質問する』
- そのメールが重要である理由を示す
- 箇条書きを活用
- 強調したいところは『太字』にする
「なるほど…これはこれで気をつけながら書くのは手間がかかりそうですね。AIでどうにかできますか？」
「AIコンサル工房で、この原則を基にメールをリライトするアプリAIを作りました。『メールリライト君』です」
「そのネーミング、個人的に好きです。どう使うんですか？」
「簡単です。思いついた順に文章を書きます。構成とか気にしなくてOK。それを『メールリライト君』に入力するだけで、5つの原則に基づいて整理・修正してくれます」
「試しに使ってみたいです」
「ぜひ使ってみてください。このアプリAIを使うと、メールの返信率が変わると思いますよ」
「私のような苦手意識がある人にぴったりですね」
「Sさんだけじゃないですよ、きっと。ほとんどの人が苦手意識を持ってるんじゃないでしょうか。AIは単なる便利ツールではなく、私たちのコミュニケーションスキルそのものを向上させてくれる存在です。メールリライト君を使いながら、『読まれるメール』の感覚も身につくといいですね」
（この記事は、ChatGPT教室での対話をもとに構成されています）
（※）ソロプレナー：自分一人でビジネスを立ち上げ、運営する事業主のことを指します。
「メールリライト君」
～読まれる仕事メールを生み出す～
仕事のメールを書くとき、多くの人は、
- 正確に書こう
- 間違いを指摘されないように書こう
- 相手からの想定質問にあらかじめ答えておこう
と努力します。
その結果、長くなり、そして、わかりにくくなる。
残念ながら、そんなメールを書いても、スルーされます。
長々しいメールを受け取る立場になってみれば、わかりますよね。
「ビジネスメールは長すぎる。もっと短くなってほしい」
多くのビジネスパーソンがそう思っています。
読んでもらうためには、この逆をいかなくてはなりません。
つまり、言いたいことは伝えながらも、できるだけシンプルでわかりやすくしなくてはいけない。
シンプルでわかりやすく、したがって「読まれやすい」メールを書くポイントとしてよく語られるのが、先ほど出てきた以下の5つです。
- 短く、単刀直入で、緊迫感のある件名
- 最初の出だしは、『情報を伝える』か、または『質問する』
- そのメールが重要である理由を示す
- 箇条書きを活用
- 強調したいところは『太字』にする
そこで、これらのポイントにもとづいて、雑に書かれたメールを正しく書き直すアプリAIを作りました。
- メールに書きたいことを、とりあえず構成とか無視して、思いついた順に書いてください。雑で結構です！
- それを、この ChatGPT にコピペしてください（※※）。
- ChatGPT が、「5つの原則」にもとづいて整理・修正されたものを返します。
（ChatGPTがあればすぐに動きます）
（※※）メール文の前後を「」で括ることをお勧めします。